Archivierung von E-Mails
E-Mails effizient nutzen und langfristig sichern
E-Mail ist nicht nur eines der wichtigsten Kommunikationsmedien, sondern vielmehr auch eine der
umfassendsten und wertvollsten Informationsressourcen in Unternehmen. Die per E-Mail übertragenen
Daten werden in der Regel nicht noch an anderer Stelle gespeichert, sondern verbleiben in den Postfächern
der Mitarbeiter. Auf diese Weise entstehen Wissenssammlungen, die viele Jahre umfassen und täglich weiter
anwachsen. Dieses Wissen langfristig zu bewahren und für alle Mitarbeiter effizient nutzbar zu machen, trägt
entscheidend zum Erfolg eines Unternehmens bei.
Die grundlegende Herausforderung
Unternehmen verfügen in der Regel über ausgezeichnet funktionierende E-Mail-Server oder GroupwareLösungen
zur E-Mail-Kommunikation. Diese Systeme wurden jedoch nie zur langjährigen Aufbewahrung und
Bereitstellung großer Datenmengen konzipiert, woraus in der Praxis verschiedene technische, rechtliche und
wirtschaftliche Probleme resultieren.
Wie funktioniert E-Mail-Archivierung?
Ein E-Mail-Archiv ist als eine Ergänzung zum bereits vorhandenen E-Mail-System zu betrachten, was
selbstverständlich unverändert weitergenutzt wird. Der Administrator kann bestimmen, welche E-Mails zu
welchen Zeitpunkten in das Archiv übertragen werden und ob die E-Mails nach der Archivierung aus den
Postfächern des regulären E-Mail-Systems gelöscht werden sollen. Das Archiv kann auch sehr große
Datenmengen effizient verwalten und allen Anwendern im Unternehmen einen schnellen und bequemen
Zugriff auf die archivierten E-Mails ermöglichen.
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Vorteile der E-Mail-Archivierung
Rechtliche Sicherheit
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Rechtliche Anforderungen erfüllen
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E-Mails müssen genau wie Geschäftsbriefe über Jahre hinweg vollständig, manipulationssicher und jederzeit auffindbar archiviert werden. Diese Anforderungen gelten für alle Unternehmen in DACH. Der nach IDW PS 880 regelmäßig zertifizierte MailStore Server ermöglicht die zuverlässige Einhaltung aller relevanten gesetzlichen Vorgaben.
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E-Mails als Beweis nutzen
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Über die rechtlichen Anforderungen hinaus erleichtert die vollständige und gesetzeskonforme Archivierung die Nutzung von E-Mails im Rahmen von Gerichtsprozessen als Beweis.
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e-Discovery
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Die Archiv-Suche kann auch auf Unternehmensebene als e-DiscoveryMaßnahme verwendet werden, bei der der gesamte E-Mail-Bestand eines Unternehmens in einem Schritt durchsucht werden kann. MailStore Server bietet zudem einen speziellen Auditor-Zugriff für externe Prüfer. |
Schutz vor Datenverlusten
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100% vollständige Archivierung
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Durch die Archivierung aller E-Mails sofort bei Ein- und Ausgang, also noch vor der Zustellung an die Anwender, können Sie die Vollständigkeit aller EMails im Unternehmen sicherstellen. Zusätzlich können alle bereits bestehenden E-Mails in einem Schritt archiviert werden. |
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Unabhängigkeit von PST Dateien
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PST-Dateien stellen für die IT aus verschiedenen Gründen ein Risiko bzw. eine technische Herausforderung dar. Mit MailStore Server können alle PST-Dateien im Unternehmen zentral archiviert und gesichert werden. |
Storage-Anforderungen reduzieren
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Auslagerung der Daten vom E-Mail-Server
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E-Mails können nach der Archivierung regelbasiert vom E-Mail-Server gelöscht werden und stehen dabei den Anwendern weiterhin über das Archiv zur Verfügung.
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Speicherplatz einsparen
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Durch Single-Instance-Sicherung (De-Duplizierung) und Komprimierung belegen die Daten im Archiv 30 bis 70 % weniger Speicherplatz als zuvor auf dem E-Mail-Server.
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Backup und Restore vereinfachen
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Backup- und Restore-Zeiten verkürzen
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Durch die Reduzierung des Datenvolumens auf dem E-Mail-Server können Backup- und Restore-Zeiten deutlich verkürzt werden.
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One-Click-Restore für Anwender
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Anwender können E-Mails selbstständig mit nur einem Mausklick aus dem Archiv wiederherstellen, wodurch die IT-Abteilung im Alltag deutlich entlastet wird.
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Produktivität steigern
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Extrem schnelle Volltextsuche
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E-Mails sind eine wichtige und enorm umfangreiche Wissensressource. MailStore Server ermöglicht allen Anwendern einen extrem schnellen und komfortablen Zugriff auf ihre E-Mails und steigert so die Produktivität im Unternehmen. |
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Hohe Akzeptanz bei Anwendern
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Beispielsweise durch eine nahtlose und intuitiv bedienbare Integration in Microsoft Outlook oder Web Access. |
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Postfachbegrenzungen abschaffen
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Das Datenvolumen auf dem E-Mail-Server wird durch die Archivierung bereits konstant niedrig gehalten. Postfachbegrenzungen werden so überflüssig. |
Unabhängigkeit
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Unabhängigkeit vom E-Mail-Server
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Der kritische Aspekt beim Backup von E-Mail-Servern ist die Zeit, die für die Wiederherstellung der Daten im Schadensfall benötigt wird. In dieser Ausfallzeit stehen den Mitarbeitern geschäftskritische Informationen nicht zur Verfügung. Bei einem Ausfall des E-Mail-Servers oder bei Datenverlusten bleiben die E-Mails für alle Anwender im Unternehmen über das E-Mail-Archiv zugreifbar. Geschäftsaktivitäten können ohne Unterbrechung fortgeführt werden. |
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Unabhängigkeit von externen Anbietern
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In vielen Unternehmen werden E-Mails nicht lokal unter eigener Kontrolle, sondern auf externeren Servern im Internet gespeichert. Dies setzt Vertrauen in die technischen Sicherungsmechanismen und in die Beständigkeit der Betreiber voraus. Die lokale Archivierung dieser Daten bildet eine einfache zusätzliche Sicherungsmaßnahme. |
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Unabhängigkeit von MailStore
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Alle E-Mails können zu jeder Zeit und in Standardformaten aus dem Archiv heraus wiederhergestellt werden. Dies garantiert langfristige Unabhängigkeit, auch von MailStore selbst. |
Integrierte Speichertechnologie
Kern des MailStore Servers ist eine hochentwickelte Speichertechnologie, die keine externe Datenbanksoftware benötigt und vom Setup an bereit steht. Auf dieser Grundlage kann eine einzelne MailStore Server-Installation problemlos bis zu 500 Benutzer und entsprechend stark wachsende E-MailVolumen über Jahre hinweg effizient verwalten. Bei deutlichen höheren Benutzerzahlen empfehlen wir, das individuelle Szenario mit unserem technischen Support-Team zu planen.
Effiziente Speicherung großer Datenvolumen
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Maximale Skalierbarkeit |
Reduzierung des Speicherbedarfs |
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Ein Gesamtarchiv, wie es die Anwender sehen, kann intern aus beliebig vielen Archivspeichern zusammengesetzt werden. Gerät der Archivspeicher, der für die Ablage neu archivierter E-Mails vorgesehen ist, an seine Leistungsgrenzen, so kann automatisch ein neuer Speicher im Dateisystem angelegt und verwendet werden. Dieses Konzept ermöglicht nicht nur ein flexibles Speichermanagement, sondern garantiert auch die Skalierbarkeit über beliebige Datenvolumen und Benutzerzahlen hinweg. |
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MailStore Server reduziert den GesamtSpeicherbedarf durch Single-InstanceArchivierung auf MIME-Part-Ebene. Dabei werden identische Dateianhänge oder E-Mail-Bodies nur einmalig im Archiv abgelegt, auch wenn diese mehrfach in den Postfächern der Anwender vorkommen. Zusätzlich werden Dateianhänge komprimiert. Auf diese Weise belegen die Daten im Archiv 30 bis 70 % weniger Speicherplatz als zuvor auf dem E-Mail-Server. |
Weitere Merkmale
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Flexibles SpeicherManagement
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Sie können beispielsweise nur Archivspeicher, die aktuelle E-Mails enthalten, auf schnellem und entsprechend teurem Storage ablegen. Ältere und weniger häufig zugegriffene Archivspeicher können hingegen auf kostengünstigem Speicherplatz abgelegt werden.
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Schutz vor Manipulationen
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MailStore Server verwendet SHA-Hashes und wendet auf E-Mail-Texte und Dateianhänge eine AES256-Verschlüsselung an. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die archivierten Daten im Nachhinein nicht mehr manipuliert werden können.
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Optionale Verwendung von SQL Server
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Unternehmen, die bereits über eine entsprechende Infrastruktur verfügen, können auf Wunsch auch Microsoft SQL Server zur Datenablage verwenden.
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Flexible Archivierung
Mit MailStore Server können Sie Ihre E-Mails archivieren, ganz gleich, in welchem E-Mail-System diese gespeichert sind. Bei der Archivierung werden keine Änderungen an Ihrem E-Mail-System durchgeführt und Sie benötigen keinen administrativen Zugriff. Unterstützte E-Mail-Systeme und Archivierungsmethoden
Unterstützte E-Mail-Systeme und Archivierungsmethoden
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100% Vollständige Archivierung |
Archivierung existierender E-Mails |
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E-Mails können direkt bei Ein- und Ausgang archiviert werden. Der Vorteil: Die Archivierung ist immer vollständig, auch wenn Anwender E-Mails aus ihren Postfächern löschen. |
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MailStore Server ermöglicht zudem die Archivierung bereits vorhandener E-Mails aus Postfächern, öffentlichen Ordner, Shared Mailboxes und Dateien. |
Unterstützte E-Mail-Systeme
- Microsoft Exchange Server 2003, 2007, 2010, 2013 und 2016
- Microsoft Office 365
- Google Apps
- Beliebige IMAP- oder POP3-kompatiblen
- E-Mail-Server und Webmail-Dienste
- MDaemon, IceWarp und Kerio Connect
- PST, EML und andere Dateiformate
- E-Mail-Clients wie Microsoft Outlook oder
- Mozilla Thunderbird
Allgemeine Merkmale
Dauerhafte Entlastung des E-Mail-Servers
Durch das regelbasierte Löschen von E-Mails nach der Archivierung kann das E-Mail-Volumen auf dem E-Mail-Server gleichbleibend gering gehalten werden. Beispielsweise können täglich alle E-Mails, die älter sind als 18 Monate, aus den Postfächern gelöscht werden (nach ihrer erfolgreichen Archivierung).
Archivierung der Ordnerstrukturen
MailStore übernimmt bei der Archivierung die von den Anwendern angelegten Ordnerstrukturen. Dies steigert die Akzeptanz der Lösung im Unternehmen und verbessert die Nutzbarkeit der archivierten Daten.
Originalgetreue Archivierung
E-Mails werden ohne Informationsverlust und MIME-kompatibel archiviert. Dies ermöglicht nicht nur die Erfüllung von rechtlichen Anforderungen, sondern auch die Weiternutzung der Daten über MailStore hinaus.
Automatische Anlage von Benutzern im Archiv
E-Mails werden grundsätzlich ihren Besitzern im Archiv zugeordnet. Die Benutzer können auf unterschiedliche Weise im Archiv angelegt werden:
- Manuelle Anlage
- Active Directory-Integration
- Generische LDAP-Integration
- MDaemon-, Kerio Connect- und IceWarp-Integration
- Application Integration zur Synchronisierung mit beliebigen
- externen Datenbanken
Zugriff auf das Archiv
MailStore Server verzichtet vollkommen auf den Einsatz von Stub-Objekten oder anderen Technologien zum Endanwender-Zugriff mit negativen Auswirkungen auf die Server-Performance und bietet unabhängig vom Zugriffsweg immer eine unmittelbare Live-Sicht auf das Archiv.
Unterstützte Zugriffswege
| Nahtlose Outlook-Integration | MailStore IMAP Server | |
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Anwender können über ein komfortables Add-in für Microsoft Outlook auf ihr Archiv zugreifen, das sich nahtlos in ihre gewohnte Arbeitsumgebung integriert. Das Add-in stellt dabei alle wesentliche Funktionen wie eine Suche, eine erweiterte Suche, den Zugriff über die gewohnte Ordnerstruktur und One-Click-Restore bereit. Die Verteilung des Addins kann über Gruppenrichtlinien erfolgen.
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MailStore Server besitzt einen integrierten IMAPServer, der es ermöglicht, mit einem beliebigen IMAP-fähigen E-Mail-Client lesend auf das MailStore-Archiv zuzugreifen. Dies stellt sowohl für viele alternative E-Mail-Clients (z.B. Mozilla Thunderbird) unter beliebigen Betriebssystemen (z.B. MacOS oder Linux), sowie für mobile Plattformen eine komfortable Zugriffsmöglichkeit auf das E-Mail-Archiv dar. |
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Web Access |
Mobile Web Access |
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MailStore Web Access ermöglicht den systemunabhängigen Zugriff auf das Archiv über beliebige Internet-Browser.
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Über den Mobile Web Access ist zudem die Unterstützung moderner Smartphones oder Tablets (iOS, Android, Windows Phone und Blackberry) gewährleistet.
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Maximale Produktivität
Schnelle Volltextsuche
MailStore Server bietet eine extrem schnelle Volltextsuche über E-Mails und beliebige Typen von Dateianhängen. Alternativ ist immer auch der Zugriff über die ursprüngliche Ordnerstruktur möglich.
One-Click-Restore
Anwender können E-Mails aus dem Archiv heraus mit nur einem Mausklick in ihr Postfach selbstständig wiederherstellen.
Direktes Beantworten und Weiterleiten von E-Mails
Archivierte E-Mails können alternativ auch zum Beantworten oder Weiterleiten direkt in Microsoft Outlook oder in anderen E-Mail-Clients geöffnet werden (ohne Wiederherstellung).
Sichere HTML-Vorschau
MailStore Server bietet für alle Zugriffsoptionen eine sichere HTMLVorschau archivierter E-Mails mit einem Whitelist-basiertem, eigens für MailStore entwickeltem HTML-Sanitizer.
Teamwork
Der Zugriff auf Archivbereiche anderer Mitarbeiter ist je nach Rechtevergabe möglich.
Rechtliche Sicherheit
Die in Deutschland, Österreich und der Schweiz geltenden gesetzlichen Anforderungen zwingen Unternehmen, E-Mails über viele Jahre hinweg vollständig, originalgetreu, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufzubewahren. Dazu gehört jegliche Korrespondenz, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird. Beispiele sind Rechnungen, Aufträge, Reklamationsschreiben, Zahlungsbelege und Verträge.
Regelmäßige Zertifizierungen
MailStore Server wird regelmäßig durch eine unabhängige Wirtschaftsprüfungsgesellschaft zertifiziert. Die Prüfung findet auf der Grundlage der Prüfungsstandards des Instituts der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e.V. (IDW) "Erteilung und Verwendung von Softwarebescheinigungen" (IDW PS 880) statt und berücksichtigt alle Teilaspekte der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung, welche die Archivierung betreffen. Die Zertifizierung berücksichtigt auch die in Österreich und der Schweiz geltenden Anforderungen.
Umfassendes Technologiekonzept
Vollständigkeit der Archivierung
MailStore Server ermöglicht die vollständige Archivierung aller E-Mails im Unternehmen. E-Mails können beispielsweise noch vor der Zustellung in die Postfächer der Mitarbeiter archiviert werden.
Originalgetreue Archivierung
Archivierte E-Mails stimmen in jeder Hinsicht mit dem Original überein und können bei Bedarf ohne Informationsverlust wieder aus dem Archiv heraus wiederhergestellt werden.
Manipulationssichere Speicherung
Durch Bildung von SHA-Hashwerten über die Inhalte der E-Mails und eine interne AES256-Verschlüsselung schützt MailStore Server die archivierten Daten vor Manipulationen.
Aufbewahrungsfristen
Grundsätzlich kann kein Benutzer, solange dies nicht aktiv vom Administrator geändert wird, E-Mails aus dem Archiv löschen. Darüber hinaus können globale und über allen Benutzerrechten stehende Aufbewahrungsfristen definiert werden.
Legal Hold
Ist Legal Hold aktiviert, können ungeachtet aller anderen möglichen Konfigurationen wie der Benutzerrechte und der Aufbewahrungsfristen, keine E-Mails aus dem Archiv gelöscht werden.
Protokollierung
MailStore Server protokolliert Änderungen und Ereignisse, die vom Administrator definiert werden können, über eine integrierte AuditingFunktion lückenlos.
Auditor-Zugriff
Über einen speziellen Benutzertyp „Auditor“ kann für externe Prüfer der Zugriff auf das Archiv realisiert werden. Alle Aktionen dieses Benutzertyps werden grundsätzlich protokolliert.
Management API
MailStore Server kann über seine leistungsfähige Management API und Shell flexibel in die bestehende ITInfrastruktur eines Unternehmens integriert werden. Auf diese Weise können individuelle Szenarien umgesetzt und administrative Aufgaben automatisiert bzw. ferngesteuert werden. Die Administration API ergänzt die Möglichkeiten zur Verwaltung von MailStore Server durch das Bereitstellen eines Kommandozeilen- sowie HTTP-basierten Zugriffs auf alle administrativen Funktionen. Dies ermöglicht die vollständig automatisierte Administration von MailStore Server mit Hilfe von Skripten oder sogar die Einbindung in zentrale Management-Lösungen.
Systemanforderungen
Unterstützte Betriebssysteme (32 & 64-bit)
- Microsoft Windows Vista SP2
- Microsoft Windows 7 SP1
- Microsoft Windows 8 und 8.1
- Microsoft Windows Server 2008 R2 SP1 und 2008 SP2 (Foundation, Standard, Enterprise, Datacenter)
- Microsoft Windows SBS 2008 SP2
- Microsoft Windows SBS 2011 SP1
- Microsoft Windows Server 2012 und 2012 R2 (Foundation, Essentials, Standard, Datacenter)
- Windows Server 2016
Hinweis für Nutzer von Windows XP und Windows Server 2003
Die letzte auf diesen Plattformen ausführbare Version ist MailStore Server 8. Diese wird weiterhin zur Verfügung gestellt und vom technischen Support unterstützt. Ein Upgrade auf Version 9 (oder höher) ist, sofern das eingesetzte Betriebssystem aktualisiert wird, bei gültigem Update- und Support-Service jederzeit kostenlos möglich.
Allgemeine Merkmale
- Sie benötigen keinen zusätzlichen Webserver wie Microsoft IIS (MailStore Server startet einen eigenen HTTP-Server auf den entsprechenden TCP-Ports)
- MailStore Server kann problemlos in virtuellen Umgebungen wie VMware betrieben werden
- MailStore Server kann problemlos in Terminal-Server-Umgebungen ausgeführt werden
Hardware-Sizing
Während MailStore Server in den meisten Fällen ohne Planung „out-of-the-box“ verwendet werden kann, sollten größere Unternehmen die Lösung auch im Kontext der umgebenden IT-Infrastruktur betrachten und eine kurze Planungsphase vorsehen. Weitere Informationen finden Sie in der MailStore Server Hilfe. Bitte nutzen Sie auch die Möglichkeit, unseren technischen Support zu kontaktieren, um Ihr individuelles Szenario zu besprechen.
